Logiciel de gestion de port de plaisance

Foire aux questions

Connexion

  • Je n’arrive pas à me connecter au logiciel

    L’adresse du logiciel est : http://port-v2.3douest.com
    Vous devez renseigner votre login et votre mot de passe dans les champs correspondants en haut de la page, puis cliquer sur le bouton pour vous connecter. Vous pouvez enregistrer cette page dans les favoris de votre navigateur pour la retrouver plus facilement.

  • J’ai perdu mon login et mon mot de passe

    Dans le cas où vous ne vous souvenez plus de votre login/mot de passe, vous pouvez vous rapprocher de votre administrateur pour que celui-ci vous crée un nouveau login/mot de passe.

    Vous pouvez également envoyer un mail à maxime@3douest.com pour que 3D OUEST vous renvoie vos identifiants.

Contrat

  • Comment enregistrer un contrat ?

    1. Cliquez sur l'emplacement sur lequel vous souhaitez créer un contrat.
      La fenêtre de l'emplacement s'affiche.
    2. Dans le menu déroulant Sélectionnez l'action, cliquez sur Nouveau contrat.
      La fenêtre de création d'un contrat s'affiche.
    3. Si le plaisancier est déjà enregistré dans votre base de données, saisissez son nom dans le champ Client déjà enregistré. Sinon, complétez les champs Nouveau client.
    4. De la même manière, si le bateau est déjà enregistré dans votre base de données, saisissez son nom dans le champ Bateau déjà enregistré. Sinon, complétez les champs pour Nouveau bateau.
    5. Sélectionnez les dates de début et de fin du contrat ainsi que la catégorie de tarif à appliquer.
    6. Cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le montant du contrat en fonction des informations renseignées, puis cliquez sur le bouton V pour utiliser ce montant.
    7. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour créer un nouveau contrat.
  • Comment mettre fin à un contrat ?

    1. Cliquez sur l'emplacement souhaité sur la cartographie.
      La fenêtre du contrat s'affiche.
    2. Dans l'onglet Contrat, cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action puis cliquez sur Mettre fin à la location.
      La fenêtre de clôture d'un contrat s'affiche.
    3. Sélectionnez la date de fin de contrat puis cliquez sur le bouton Clôturer pour mettre fin au contrat.
  • Comment renouveler les contrats annuels ?

    1. Dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Listes puis sur Contrats.
      La liste des contrats s'affiche.
    2. Cliquez sur le bouton Renouvellement.
      La fenêtre de clôture d'un contrat s'affiche.
    3. Sélectionnez le type de contrat à renouveler, la zone concernée ainsi que la date de fin des contrats actuels, puis cliquez sur le bouton Valider.
      Un tableau contenant la liste des contrats à renouveler s'affiche.
    4. Vérifier que les nouvelles dates des contrats sont correctes, puis cliquez sur le bouton Valider en bas du tableau pour créer les nouveaux contrats.
      Remarque : Vous pouvez renouveler tous les types de contrats paramétrés dans votre logiciel. La manipulation est à répéter pour chaque type de contrat à renouveler.
  • Comment créer un départ temporaire ?

    1. Cliquez sur l'emplacement souhaité sur la cartographie.
      La fenêtre du contrat s'affiche.
    2. Dans l'onglet Contrat, cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action puis cliquez sur Départ temporaire.
      La fenêtre de gestion des départs temporaire du contrat s'affiche.
    3. Cliquez sur le bouton Nouveau Départ Temporaire.
    4. Sélectionnez la date de départ et d'arrivée, ainsi que l'emplacement sur lequel le bateau se trouvera (à l'intérieur ou hors du port).
    5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter un départ temporaire au contrat.

Utilisation générale

  • Comment enregistrer une réservation ?

    1. Cliquez sur l'emplacement souhaité sur la cartographie.
      La fenêtre de l'emplacement s'affiche.
    2. Dans l'onglet Réservation, cliquez sur le bouton Nouvelle réservation.
      La fenêtre de création d'une réservation pour l'emplacement s'affiche.
    3. Saisissez les informations concernant le client et son bateau, puis sélectionnez les dates de départ et d'arrivée prévues.
      Remarque : si le client et/ou le bateau sont déjà présents dans votre base de données, utilisez les champs Client déjà enregistré et Bateau déjà enregistré.
    4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter une réservation sur l'emplacement.
  • Comment créer un courrier (publipostage) ?

    1. Dans l'onglet Config, cliquez sur le bouton Courriers.
      La liste des modèles de courriers paramétrés dans le logiciel s'affiche.
    2. Cliquez sur le bouton bouton plus Nouveau document.
      L'éditeur de document intégré au logiciel s'affiche.
    3. Composez le contenu de votre document en utilisant la liste de variables et indiquez sur le type de recherche associé au courrier (contrat, liste d'attente, impayés, clients).
      Remarque : le bouton Aperçu PDF vous permet de visualiser le rendu actuel de votre modèle.
    4. Une fois votre document terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour l'ajouter à votre liste de modèles.
      Remarque : Vous devez avoir un niveau de droit « administration » pour effectuer cette manipulation. Si ce n'est pas le cas, adressez-vous à votre administrateur.
  • Comment envoyer un courrier (publipostage) ?

    1. Dans l'onglet Gestion, cliquez sur le bouton Listes puis sur Contrats, Clients, Impayés ou Liste d'attente (les seules listes permettant l'envoi de courriers en publipostage).
      La fenêtre listant les éléments sélectionnés s'affiche.
    2. Cochez dans la liste les éléments pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage, puis cliquez sur le bouton Courriers.
      Une fenêtre en surimpression apparaît.
    3. Sélectionnez enfin votre document parmi la liste des modèles disponibles.
      Le publipostage contenant le modèle de courrier pour chaque élément sélectionné s'ouvre au format PDF dans un nouvel onglet.
  • Comment rechercher un bateau, un client ou un emplacement ?

    1. Cliquez sur l'onglet Chercher dans le bandeau de gauche.
    2. Selon vos besoins, cliquez sur Bateau, Client ou Emplacement pour accéder aux champ de recherche associés.
    3. Complétez un ou plusieurs champs pour affiner vos résultats puis cliquez sur le bouton Rechercher.
      La liste des résultats s'affiche en vert sur la cartographie et les fenêtres des contrats ou emplacements correspondants s'ouvrent.
      Remarque : Il est également possible de rechercher un emplacement libre sur une période donnée et de le visualiser sur le plan.
  • J'ai un gros bateau rouge sur mon plan.

    C'est une alerte visuelle vous indiquant que vous avez au minimum une erreur sur votre plan.

    Pour identifier cette erreur, dans l'onglet Gestion, cliquez sur le bouton Listes puis Erreurs plan. Deux types d'erreurs sont possibles :

    Une fois les erreurs traitées, le bateau rouge disparaît du plan.

    • Un emplacement accueillant deux bateaux en même temps. Pour corriger cette erreur, cliquez sur le contrat qui ne devrait pas être en cours et clôturez-le.
    • Un bateau présent sur deux emplacements en même temps. Pour corriger cette erreur, cliquez sur le contrat n'ayant pas lieu d'être et clôturez-le.

Facturation

  • Comment créer une facture ?

    1. Cliquez sur l'emplacement à facturer.
      La fenêtre du contrat correspondant s'affiche.
    2. Dans l'onglet Factures, cliquez sur le bouton Nouvelle facture.
      La fenêtre de création d'une facture s'affiche.
    3. Sélectionnez la date, la période à facturer et le montant (calculé automatiquement à partir de la période à facturer).
    4. Cochez les services si vous souhaitez tout facturer en une seule fois.
    5. Si vous avez déjà reçu le règlement, cochez la case « Facture réglée » puis renseignez les informations de paiements.
    6. Cliquez enfin sur le bouton Valider pour créer la nouvelle facture.
  • Comment générer mes factures en masse ?

    Le logiciel vous permet de facturer individuellement les contrats et les services.

    Si vous souhaitez générer l'ensemble de vos factures en une seule fois, contactez notre service client. Nous prendrons votre demande en charge et vous recontacterons dès que les factures seront disponibles.

    Vous les trouverez ensuite à partir de la liste des factures accessible depuis le bouton Liste > Factures. Vous pourrez alors les imprimer.

  • Comment ajouter un règlement ?

    1. Dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Listes puis sur Contrats.
      La liste des contrats s'affiche.
    2. Cliquez sur le numéro de contrat pour lequel vous souhaitez ajouter un règlement.
      La fenêtre du contrat correspondant s'affiche.
    3. Dans l'onglet Règlements, cliquez sur le bouton Nouveau Règlement.
      La fenêtre d'ajout d'un règlement s'affiche.
    4. Sélectionnez la facture concernée puis saisissez les informations de paiement.
    5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour créer le nouveau règlement.

Paramétrage

  • Comment modifier mon mot de passe ?

    1. Dans l'onglet Config, cliquez sur le bouton Utilisateurs.
      La liste des utilisateurs paramétrés dans le logiciel s'affiche.
    2. Créez un autre profil avec le nouveau login et le nouveau mot de passe souhaité (mêmes droits).
    3. Déconnectez-vous ensuite du logiciel puis reconnectez-vous avec vos nouveaux identifiants.
    4. Retournez dans la liste des utilisateurs et cliquez sur votre ancien profil.
      Une fenêtre de confirmation s'affiche.
    5. Cliquez sur OK pour confirmer sa suppression.
      Remarque : Vous devez avoir un niveau de droit « administration » pour effectuer cette manipulation. Si ce n'est pas le cas, adressez-vous à votre administrateur.
  • Comment modifier mon modèle de facture ou de contrat ?

    Les modèles de facture et de contrat ne peuvent être modifiés que par 3D Ouest. Imprimez le document, apportez-y vos commentaires, scannez-le et envoyez-le nous par e-mail à l'adresse suivante : maxime@3douest.com. Nous prendrons en charge votre demande dès réception.

  • Comment enregistrer les tarifs pour la nouvelle année ?

    1. Dans l'onglet Config, cliquez sur le bouton Paramétrage.
      La fenêtre de gestion des paramètres et services s'affiche.
    2. Cliquez sur l'onglet Duplication.
    3. Vérifiez que les années de duplication sont les bonnes. Si vos tarifs augmentent de façon générale, vous avez la possibilité d'appliquer un coefficient.
      Ex : Si vos tarifs augmentent de 2 %, indiquez "102" dans le champ "coefficient".
    4. Cliquez enfin sur le bouton Valider pour créer les tarifs sur la nouvelle année.
    5. Pour vérifier vos tarifs, cliquez sur l'onglet Tarifs puis cliquez sur les libellés de vos tarifs pour visualiser leurs montants.
      Remarque : Vous devez avoir un niveau de droit « administration » pour effectuer cette manipulation. Si ce n'est pas le cas, adressez-vous à votre administrateur.
  • Comment ajouter/modifier/supprimer un emplacement ?

    Pour ajouter un emplacement :

    1. Dans l'onglet Config du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Édition du plan.
      L'interface de gestion des emplacements et du matériel s'affiche.
    2. Dans l'onglet Empl., cliquez sur Mode création puis saisissez le numéro de mouillage, ses dimensions ainsi que la zone à laquelle il est associé.
    3. Cliquez ensuite sur la cartographie pour faire apparaître un emplacement, puis utilisez les flèches du bandeau de gauche pour le positionner correctement.
    4. Une fois l'emplacement positionné, cliquez sur le bouton Enregistrer du bandeau de gauche pour ajouter l'emplacement sur la cartographie.
    5. Répéter l'opération autant de fois que vous avez d'emplacements à ajouter.
      Remarque : Une fois l'emplacement apparu sur la cartographie, vous pouvez utiliser le bouton [√] pour mettre à l'échelle votre emplacement par rapport aux autres déjà présents.

    Pour modifier un emplacement :

    1. Sur l'interface de gestion des emplacements, cliquez sur Mode modification puis cliquez sur l'emplacement à modifier sur la cartographie.
      L'emplacement sélectionné apparaît en rouge.
    2. Modifiez les informations désirées, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
    3. Répétez l'opération pour chaque emplacement à modifier.

    Pour supprimer un emplacement :

    1. Sur l'interface de gestion des emplacements, cliquez sur Mode modification puis cliquez sur l'emplacement à supprimer sur la cartographie.
      L'emplacement sélectionné apparaît en rouge.
    2. Cliquez sur le bouton Supprimer dans le bandeau de gauche.
      Un message de confirmation s'affiche.
    3. Cliquez sur le bouton Valider pour supprimer l'emplacement.

    Ces différentes procédures s'appliquent également à la gestion du matériel (pontons, bornes électriques, catways, etc.).